Thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội là bao lâu?
1. Thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội
Thời gian chốt sổ BHXH là 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động. Trường hợp đặc biệt theo quy định pháp luật, doanh nghiệp được kéo dài thời gian chốt sổ nhưng không quá 30 ngày.
Theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, khi hợp đồng lao động chấm dứt, trong thời hạn 14 ngày làm việc, các bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản liên quan đến quyền lợi của mỗi bên. Một số trường hợp đặc thù được phép kéo dài thời hạn giải quyết nhưng tối đa không quá 30 ngày, bao gồm:
- Người sử dụng lao động chấm dứt hoạt động.
- Doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc gặp khó khăn vì lý do kinh tế.
- Doanh nghiệp thực hiện chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng hoặc thay đổi loại hình hoạt động.
- Ảnh hưởng bởi thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm hoặc sự kiện bất khả kháng khác.
Bên cạnh đó, khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH để xác nhận quá trình đóng BHXH và trả sổ BHXH cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động hoặc thôi việc.
Từ các quy định trên, có thể xác định rằng việc chốt và trả sổ BHXH là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp, phải thực hiện đúng thời hạn nêu trên nhằm bảo đảm quyền lợi BHXH hợp pháp cho người lao động.
2. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội
Chốt sổ bảo hiểm xã hội là trách nhiệm của người sử dụng lao động nhằm xác nhận đầy đủ quá trình tham gia BHXH của người lao động với cơ quan BHXH khi chấm dứt hợp đồng lao động hoặc khi người lao động có nhu cầu chốt sổ để giải quyết các chế độ BHXH theo quy định.
Căn cứ hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH do BHXH Việt Nam ban hành, trình tự thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH được thực hiện như sau:
Bước 1: Thực hiện báo giảm lao động
Đơn vị sử dụng lao động phải tiến hành thủ tục báo giảm người lao động tham gia BHXH tại cơ quan BHXH đang quản lý. Hồ sơ báo giảm bao gồm các giấy tờ sau:
- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 600a
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH theo mẫu TK01-TS trong trường hợp người lao động chưa được cấp mã số BHXH. Nếu đã có mã số BHXH, người lao động chỉ cần cung cấp mã số cho đơn vị
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS
- Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH
Sau khi hoàn tất thủ tục báo giảm, đơn vị tiếp tục lập hồ sơ chốt sổ BHXH theo quy định hiện hành. Thành phần hồ sơ bao gồm:
- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 620
- Sổ BHXH mẫu cũ hoặc bìa sổ BHXH mẫu mới kèm theo các tờ rời của sổ BHXH, mỗi người lao động nộp 01 bộ
- Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu DS-XNBS
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS
- Tờ khai TK01-TS trong trường hợp cần điều chỉnh hoặc bổ sung thông tin của người lao động
Bước 3: Nộp hồ sơ chốt sổ tại cơ quan BHXH
Đơn vị có thể lựa chọn hình thức nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện theo quy định.
3. Hướng dẫn tra cứu thông tin sổ BHXH đã chốt sổ hay chưa?
Trường hợp người lao động đã chấm dứt quan hệ lao động với đơn vị cũ và doanh nghiệp đã thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH nhưng người lao động chưa nhận được tờ rời xác nhận quá trình đóng BHXH, người lao động có thể chủ động kiểm tra tình trạng chốt sổ thông qua ứng dụng VssID.
Để tra cứu quá trình tham gia BHXH và xác định việc chốt sổ BHXH đã được thực hiện hay chưa, người lao động thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Đăng nhập ứng dụng VssID bằng mã số BHXH cá nhân.
Bước 2: Chọn mục “Quá trình tham gia”, sau đó tiếp tục chọn biểu mẫu “C14-TS” để xem chi tiết quá trình tham gia BHXH.
Trường hợp dữ liệu quá trình đóng BHXH đã được cập nhật đầy đủ đến tháng cuối cùng tại thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động, điều này thể hiện thủ tục chốt sổ BHXH đã hoàn tất. Khi đó, người lao động có thể liên hệ với doanh nghiệp cũ để nhận lại sổ BHXH và tờ rời theo quy định.
4. Công ty không chốt sổ BHXH bị phạt bao nhiêu?
Công ty không chốt sổ BHXH cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động sẽ bị phạt tiền từ 2 triệu đồng đến 40 triệu đồng, tùy theo số lượng người lao động bị vi phạm. Ngoài ra, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH theo quy định pháp luật.
Theo khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH và không trả sổ BHXH cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động bị xử phạt hành chính theo số lượng người lao động bị ảnh hưởng, cụ thể:
- Vi phạm từ 01 đến 10 người lao động: Phạt tiền từ 1 triệu đồng đến 2 triệu đồng.
- Vi phạm từ 11 đến 50 người lao động: Phạt tiền từ 2 triệu đồng đến 5 triệu đồng.
- Vi phạm từ 51 đến 100 người lao động: Phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng.
- Vi phạm từ 101 đến 300 người lao động: Phạt tiền từ 10 triệu đồng đến 15 triệu đồng.
- Vi phạm từ 301 người lao động trở lên: Phạt tiền từ 15 triệu đồng đến 20 triệu đồng.
Lưu ý: Mức phạt nêu trên áp dụng đối với cá nhân. Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức, mức phạt tiền sẽ gấp 02 lần, tương ứng tối đa lên đến 40 triệu đồng, theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Ngoài hình thức xử phạt bằng tiền, doanh nghiệp còn bị buộc thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả, đó là hoàn tất việc xác nhận thời gian đóng và trả sổ BHXH cho người lao động theo điểm b khoản 4 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
5. Những lưu ý khi làm thủ tục chốt sổ
- Nếu còn nợ bảo hiểm, quá trình chốt sổ sẽ dừng lại. Doanh nghiệp phải thực hiện chốt sổ cho người lao động
- Nếu doanh nghiệp phá sản, người lao động phải tự thanh toán số nợ bảo hiểm
- Nếu sổ BHXH không được chốt do nợ thì vẫn được tính là đang tham gia bảo hiểm và vẫn đóng BHXH như bình thường
- Sau khi thanh toán đầy đủ số nợ thì cơ quan bảo hiểm sẽ hoàn trả lại sổ BHXH cho người lao động
Tham khảo dịch vụ của chúng tôi: https://htllaw.com.vn/
