Hoạt động kinh doanh xăng dầu là ngành nghề kinh doanh có điều kiện nghiêm ngặt nhằm đảm bảo an ninh năng lượng, chất lượng hàng hóa và an toàn phòng cháy chữa cháy (PCCC). Để một cửa hàng có thể chính thức bán lẻ xăng dầu, việc được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận cửa hàng đủ điều kiện bán lẻ xăng dầu là thủ tục pháp lý bắt buộc.
Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các quy định pháp luật hiện hành về điều kiện, hồ sơ và quy trình thủ tục để thương nhân có thể chuẩn bị một cách đầy đủ và chính xác nhất.
I. Cơ Sở Pháp Lý và Quy Định Chung
1. Văn bản Pháp luật Áp dụng
Các quy định về điều kiện kinh doanh xăng dầu được điều chỉnh chủ yếu bởi:
-
Nghị định 83/2014/NĐ-CP (Quy định về kinh doanh xăng dầu).
-
Nghị định 08/2018/NĐ-CP (Sửa đổi một số Nghị định liên quan đến điều kiện đầu tư kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Công Thương).
-
Nghị định 95/2021/NĐ-CP (Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 83/2014/NĐ-CP).
2. Đối tượng Áp dụng
Điều kiện về cửa hàng bán lẻ xăng dầu áp dụng cho các thương nhân (doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh) thực hiện hoạt động bán lẻ xăng dầu thông qua hệ thống cửa hàng của mình.
II. Điều Kiện Về Cơ Sở Vật Chất Kỹ Thuật và Địa Điểm
Để được cấp Giấy chứng nhận, cửa hàng bán lẻ xăng dầu phải đáp ứng đầy đủ và đồng thời các yêu cầu nghiêm ngặt về vị trí và kết cấu hạ tầng.
1. Yêu Cầu Về Địa Điểm và Xây Dựng Cơ Bản
A. Sự Phù Hợp với Quy Hoạch
Địa điểm xây dựng cửa hàng phải phù hợp với quy hoạch cấp phép xây dựng hoặc quy hoạch hệ thống phân phối xăng dầu tại địa phương, đảm bảo không vi phạm an toàn giao thông và quy hoạch đô thị đã được phê duyệt.
B. Tuân thủ Tiêu chuẩn Thiết kế (TCVN 4530:2011)
Thiết kế xây dựng phải tuân thủ nghiêm ngặt TCVN 4530:2011 (hoặc các bản sửa đổi, bổ sung):
-
Khoảng cách An toàn: Đây là yêu cầu quan trọng hàng đầu. Phải đảm bảo khoảng cách tối thiểu từ các thiết bị xăng dầu (bồn chứa, cột bơm) đến các công trình dễ cháy, công trình công cộng, khu dân cư, đường giao thông theo quy định chi tiết trong TCVN.
-
Bố trí Mặt bằng: Khu vực xuất/nhập, khu vực cột bơm và bồn chứa phải được bố trí hợp lý, đảm bảo khoảng cách PCCC và dễ dàng tiếp cận trong trường hợp khẩn cấp.
-
Đường dốc và Sân Bãi: Sân bãi phải bằng phẳng, đủ diện tích cho xe ra vào và đảm bảo khả năng thoát nước, đặc biệt là nước nhiễm dầu.
2. Yêu Cầu Kỹ Thuật Chi Tiết Đối Với Thiết Bị
A. Bồn Chứa Xăng Dầu
-
Loại bồn và Lắp đặt: Bồn chứa phải là bồn chôn ngầm, thường là bồn hai lớp cách ly (Double-Wall) với hệ thống giám sát rò rỉ (Leak Detection System).
-
Tiêu chuẩn Kỹ thuật: Bồn phải được chế tạo theo tiêu chuẩn kỹ thuật an toàn, có Chứng nhận xuất xứ (CO), Chứng nhận chất lượng (CQ).
-
Kiểm định An toàn: Bắt buộc phải có Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật do cơ quan có chức năng cấp, bao gồm kiểm định áp lực, siêu âm và các thử nghiệm vật liệu khác.
B. Cột Bơm Định Lượng
-
Yêu cầu Đo lường: Tất cả các cột bơm phải được kiểm định ban đầu trước khi đưa vào sử dụng và kiểm định định kỳ sau đó bởi Tổ chức kiểm định được Bộ Khoa học và Công nghệ chỉ định (thuộc Sở Khoa học và Công nghệ).
-
Niêm phong: Các bộ phận định lượng của cột bơm phải được niêm phong kẹp chì nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và độ chính xác của phép đo theo quy định của pháp luật về đo lường.
-
Kết quả: Phải có Phiếu kiểm định hoặc Tem kiểm định còn hiệu lực cho từng vòi bơm.
C. Hệ thống Chống Sét và Tiếp Địa
Cửa hàng xăng dầu là công trình có nguy cơ cháy nổ cao, do đó, hệ thống bảo vệ chống sét là bắt buộc:
-
Chống sét Trực tiếp: Lắp đặt hệ thống kim thu sét bảo vệ toàn bộ khu vực bồn chứa và cột bơm.
-
Chống sét Lan truyền: Lắp đặt thiết bị chống sét trên các đường dây điện, tín hiệu, bảo vệ thiết bị điện tử.
-
Kiểm tra Định kỳ: Hệ thống chống sét phải được kiểm tra, đo đạc điện trở tiếp đất định kỳ (thường là hàng năm) và có hồ sơ báo cáo đo đạc đầy đủ.
III. Điều Kiện Bắt Buộc Về An Toàn Phòng Cháy Chữa Cháy (PCCC)
Đây là điều kiện then chốt và phức tạp nhất, được thực hiện qua hai giai đoạn pháp lý.
1. Giai đoạn Thẩm duyệt Thiết kế về PCCC
Áp dụng cho mọi công trình xây dựng mới hoặc cải tạo:
-
Mục đích: Đảm bảo giải pháp PCCC được tính toán và tích hợp ngay trong thiết kế công trình.
-
Hồ sơ: Bao gồm bản vẽ thiết kế kỹ thuật, thiết kế chi tiết về hệ thống PCCC (cấp nước, báo cháy, chữa cháy tự động…), thuyết minh giải pháp an toàn.
-
Kết quả: Cơ quan Cảnh sát PCCC có thẩm quyền sẽ cấp Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế về PCCC.
2. Giai đoạn Nghiệm thu về PCCC
Sau khi thi công hoàn tất và lắp đặt thiết bị PCCC:
-
Thực hiện: Cơ quan Cảnh sát PCCC kiểm tra thực tế, thử nghiệm toàn bộ hệ thống chữa cháy, báo cháy, và các giải pháp thoát nạn.
-
Mục đích: Xác nhận việc thi công đã tuân thủ đúng thiết kế được thẩm duyệt và các thiết bị hoạt động đạt tiêu chuẩn kỹ thuật.
-
Kết quả: Cửa hàng phải có Văn bản Nghiệm thu về PCCC – đây là tài liệu pháp lý bắt buộc phải có trong hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận bán lẻ.
IV. Điều Kiện Về Bảo Vệ Môi Trường và Nhân Lực
1. Yêu Cầu về Bảo Vệ Môi Trường
Do tính chất nguy hại của xăng dầu, cửa hàng phải tuân thủ nghiêm ngặt Luật Bảo vệ môi trường:
-
Giấy phép Môi trường (GPMT): Dự án xây dựng và kinh doanh xăng dầu thuộc đối tượng phải có GPMT (theo Luật Môi trường 2020) do cơ quan quản lý môi trường cấp.
-
Hệ thống Xử lý Chất thải: Bắt buộc phải có Hệ thống thu gom, tách dầu mỡ đối với nước mưa và nước thải nhiễm dầu trước khi xả ra môi trường.
-
Quản lý Chất thải Nguy hại: Cửa hàng phải thực hiện đăng ký Chủ nguồn thải chất thải nguy hại và ký hợp đồng với đơn vị có chức năng để thu gom, vận chuyển và xử lý các chất thải nguy hại phát sinh (như giẻ lau dính dầu, bùn thải).
2. Điều Kiện Về Nhân Lực và Đào Tạo
Nhân viên là yếu tố then chốt để đảm bảo an toàn và chất lượng phục vụ:
-
Huấn luyện Nghiệp vụ PCCC: Tất cả nhân viên trực tiếp bán hàng và quản lý phải được huấn luyện nghiệp vụ PCCC và được cấp Giấy chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ PCCC còn hiệu lực.
-
Huấn luyện An toàn Lao động: Nhân viên phải được huấn luyện về vệ sinh an toàn lao động và nắm vững quy trình xử lý sự cố.
-
Sức khỏe: Đảm bảo sức khỏe theo quy định của pháp luật để đảm nhận công việc.
V. Quy Trình Thủ Tục Cấp Giấy Chứng Nhận
Sau khi cửa hàng đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trên, thương nhân tiến hành thủ tục cấp Giấy chứng nhận tại cơ quan có thẩm quyền.
1. Cơ quan Thẩm quyền
Sở Công Thương tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt cửa hàng bán lẻ xăng dầu là cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận.
2. Hồ Sơ Đề Nghị Cấp Giấy Chứng Nhận
Hồ sơ nộp cho Sở Công Thương bao gồm các tài liệu sau:
| STT | Tài liệu | Yêu cầu Chi tiết |
| 1 | Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận | Theo mẫu quy định tại Nghị định 83/2014/NĐ-CP. |
| 2 | Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh | Xác nhận ngành nghề kinh doanh xăng dầu. |
| 3 | Tài liệu về cửa hàng | Bản sao Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất hoặc Hợp đồng thuê đất/cửa hàng (thời hạn tối thiểu 05 năm). |
| 4 | Giấy tờ PCCC | Bản sao Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế, Văn bản nghiệm thu về PCCC. |
| 5 | Giấy tờ Môi trường | Tài liệu chứng minh tuân thủ các quy định về bảo vệ môi trường (ví dụ: Giấy phép môi trường). |
| 6 | Giấy tờ Đo lường | Bản sao Phiếu kiểm định cột bơm xăng dầu còn hiệu lực. |
| 7 | Hồ sơ Nhân lực | Bản sao Giấy chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ PCCC, bảo vệ môi trường của nhân viên. |
3.Trình Tự Thủ Tục và Các Vấn Đề Thường Gặp
* Trình tự Xử lý Hồ sơ tại Sở Công Thương
-
Nộp hồ sơ: Thương nhân nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa của Sở Công Thương (SCT).
-
Kiểm tra Sơ bộ: SCT kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ (thời gian tối đa 02 ngày làm việc). Nếu thiếu, SCT thông báo yêu cầu bổ sung.
-
Thẩm định Thực tế (Tối đa 15 ngày làm việc): SCT tổ chức đoàn kiểm tra liên ngành (bao gồm PCCC, Đo lường) để đánh giá sự phù hợp giữa hồ sơ và thực tế cửa hàng. Đoàn kiểm tra sẽ tập trung vào khoảng cách an toàn, hệ thống PCCC, và tính hợp lệ của cột bơm.
-
Cấp Giấy Chứng Nhận: Nếu cửa hàng đáp ứng đầy đủ điều kiện, SCT cấp Giấy chứng nhận cửa hàng đủ điều kiện bán lẻ xăng dầu.
* Các Rủi Ro và Sai Sót Cần Tránh
Thương nhân thường gặp khó khăn trong việc đáp ứng các yêu cầu sau:
-
Sự không khớp giữa PCCC và Thực tế: Công trình xây dựng bị thay đổi so với thiết kế đã được thẩm duyệt, dẫn đến không được nghiệm thu PCCC.
-
Vấn đề Địa điểm: Vị trí cửa hàng vi phạm khoảng cách an toàn tối thiểu đến các công trình công cộng hoặc khu dân cư theo TCVN 4530:2011.
-
Hết hạn Hiệu lực: Các giấy tờ quan trọng như Hợp đồng thuê đất, Phiếu kiểm định cột bơm hoặc Chứng chỉ PCCC của nhân viên bị hết hạn tại thời điểm nộp hồ sơ.
VI. Trách Nhiệm Duy Trì Điều Kiện và Gia Hạn Giấy Chứng Nhận
1. Nghĩa Vụ Duy Trì Điều Kiện
Giấy chứng nhận có thời hạn hiệu lực là 05 năm. Trong suốt thời gian này, thương nhân phải đảm bảo:
-
Tái kiểm định Định kỳ: Đảm bảo các thiết bị đo lường, an toàn (cột bơm, bồn chứa, hệ thống chống sét) được tái kiểm định đúng chu kỳ.
-
Tuân thủ Nguồn Cung: Chỉ bán xăng dầu được cung cấp bởi thương nhân đầu mối hoặc thương nhân phân phối đã ký hợp đồng.
-
Bảo dưỡng Hệ thống: Thường xuyên bảo trì hệ thống PCCC, chống rò rỉ và xử lý môi trường.
2. Thủ tục Cấp lại/Điều chỉnh Giấy Chứng Nhận
Thương nhân phải nộp hồ sơ xin cấp lại Giấy chứng nhận trước khi hết hạn tối thiểu 60 ngày.
Các trường hợp bắt buộc phải thực hiện thủ tục cấp lại hoặc điều chỉnh bao gồm:
-
Giấy chứng nhận hết thời hạn hiệu lực.
-
Thay đổi tên thương nhân hoặc địa chỉ trụ sở chính (ảnh hưởng đến Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh).
-
Thay đổi địa điểm kinh doanh hoặc quy mô cửa hàng (xây thêm cột bơm, bồn chứa).
VII. Nghĩa Vụ của Cửa Hàng Bán Lẻ Xăng Dầu Sau Khi Được Cấp Giấy Chứng Nhận
Việc được cấp Giấy chứng nhận không chấm dứt trách nhiệm của thương nhân. Cửa hàng phải duy trì liên tục các điều kiện đã được cấp phép:
-
Duy trì Điều kiện: Thường xuyên duy trì và đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, PCCC, bảo vệ môi trường, đo lường và nhân lực như đã cam kết.
-
Chất lượng và Giá cả: Chấp hành nghiêm các quy định về hệ thống phân phối, chất lượng, tiêu chuẩn định mức và niêm yết giá bán xăng dầu theo quy định của pháp luật.
-
Tái cấp và Điều chỉnh: Khi có sự thay đổi về địa điểm, quy mô hoặc hết thời hạn hiệu lực (thường là 5 năm), thương nhân phải thực hiện thủ tục xin cấp lại hoặc điều chỉnh Giấy chứng nhận.
Kết Luận
Việc xin cấp Giấy chứng nhận cửa hàng đủ điều kiện bán lẻ xăng dầu là một quá trình phức tạp, đòi hỏi thương nhân phải đầu tư và tuân thủ nghiêm ngặt các quy chuẩn kỹ thuật và pháp lý, đặc biệt là các quy định về PCCC và Đo lường.
Thương nhân cần thực hiện song song các thủ tục xây dựng, PCCC và hoàn thiện nhân sự trước khi nộp hồ sơ chính thức tại Sở Công Thương. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ đầu sẽ rút ngắn đáng kể thời gian chờ đợi.
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs)
1. Nếu tôi xây dựng cửa hàng theo thiết kế cũ có được không?
Cửa hàng mới hoặc cải tạo phải tuân thủ các quy chuẩn kỹ thuật và tiêu chuẩn quốc gia đang có hiệu lực tại thời điểm xây dựng. Nếu thiết kế cũ không đáp ứng TCVN 4530:2011 hoặc các yêu cầu PCCC hiện hành (như khoảng cách an toàn), hồ sơ nghiệm thu PCCC sẽ bị từ chối, dẫn đến không được cấp Giấy chứng nhận bán lẻ.
2. Cửa hàng bán lẻ xăng dầu có được bán thêm các mặt hàng khác không?
Có. Cửa hàng xăng dầu được phép kinh doanh thêm các dịch vụ tiện ích khác như rửa xe, bán dầu nhớt, nước giải khát… miễn là đảm bảo không làm ảnh hưởng đến điều kiện an toàn PCCC và không vi phạm quy hoạch đã được phê duyệt.
3. Có phải tất cả nhân viên đều cần Chứng chỉ PCCC không?
Theo quy định, tất cả nhân viên trực tiếp bán hàng và quản lý tại cửa hàng đều phải được huấn luyện và có Giấy chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ PCCC còn hiệu lực.
4. Nếu tôi thuê đất chỉ 3 năm, tôi có thể xin Giấy chứng nhận không?
Không. Giấy chứng nhận cửa hàng bán lẻ xăng dầu có thời hạn 05 năm. Điều kiện tối thiểu về thời gian thuê địa điểm phải là 05 năm để đảm bảo tính ổn định và liên tục của hoạt động kinh doanh.
Bài viết có sự tham khảo từ văn bản Nghị định 83/2024/NĐ-CP
Tham khảo thêm: https://htllaw.com.vn/tai-san-rieng-trong-thoi-ky-hon-nhan-2025
