Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề có điều kiện. Sau đây là điều kiện, thủ tục thành lập Văn phòng công chứng.
Cơ sở pháp lý
Luật Công chứng 2024 có hiệu lực từ ngày 01/7/2025
Nghị định số 104/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025) quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng
Thông tư số 05/2025/TT_BTP (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025) quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng
Điều kiện thành lập văn phòng công chứng
Điều kiện về loại hình doanh nghiệp :
Theo Khoản 2 Điều 23 Luật công chứng 2024 thì có 02 (hai) loại hình doanh nghiệp thành lập Văn phòng công chứng là:
- Công ty Hợp danh
- Văn phòng công chứng phải có từ 02 thành viên hợp danh trở lên là công chứng viên và không có thành viên góp vốn
- Trưởng Văn phòng công chứng phải là thành viên hợp danh và đã hành nghề công chứng. từ đủ 02 năm trở lên
- Doanh nghiệp tư nhân
- Chủ chủ doanh nghiệp tư nhận đồng thời là Trưởng văn phòng công chứng và phải là Công chứng viên đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên
Điều kiện về người đại điện theo pháp luật của Văn phòng công chứng
- Trưởng Văn phòng công chứng là người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng, thực hiện việc quản lý và điều hành hoạt động của Văn phòng công chứng
Điều kiện về tên gọi của Văn phòng công chứng
- Tên gọi của văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” và tên riêng bằng tiếng Việt do các thành viên hợp danh hoặc trưởng Văn phòng công chứng lựa chọn, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên tổ chức hành nghề công chứng khác, không vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá, đaọ đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng
Điều 18 nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định Văn phòng công chứng phải đáp ứng điều kiện về trụ sở sau đây:
- Có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính.
- Có diện tích làm việc tối thiểu là 8m2 cho mỗi công chứng viên, diện tích kho lưu trữ tối thiếu là 50m2; Bảo đảm các điều kiện về phòng, chống cháy nổ và lưu trữ hồ sơ theo quy định của pháp luật.
- Trường hợp thuê trụ sở thì thời hạn thuê tối thiểu là 02 năm
Điều kiện về con dấu của Văn phòng công chứng
Con dấu của Văn phòng công chứng không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được khắcvà sử dụng con dấu sau khi được cấp giấy đăng ký hoạt động. Thủ tục, hồ sơ đề nghị khắc dấu được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu
Thủ tục thành lập Văn phòng công chứng
Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng
Theo quy định Điều 19 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị thanh flaapj văn phòng công chứng bao gồm:
- Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng (theo Mẫu TP-CC-09 tại Thông tư 05/2025/TT-BTP)
- Đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đố nêu rõ sự cần thiết thành lập và dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện về vật chất và kế hoặch triển khai thực hiện.
- Quyết định bổ nhiệm của các công chứng viên tham gia thành lập văn phòng công chứng
- Giấy tờ chứng minh đã hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên đối với công chứng viên dự kiến làm Trưởng văn phòng.
*Lưu ý:
- Đối với Văn phòng công chứng theo loại hình Công ty hợp danh cần có Dự thảo Điều lệ Văn phòng công chứng.
- Đối với Văn phòng công chứng theo loại hình Doanh nghiệp tư nhận cần có Quyết định bổ nhiệm của công chứng viên dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng (Bản sao)
Nộp hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng
Theo khoản 2 Điều 21 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định 03 hình thức nộp hồ sơ là nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu chính hoặc trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn ) về Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.
Thời hạn giải quyết
Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng từ Sở Tư pháp, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyét định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng
Theo Khoản 1 Điều 20 Nghị định 104/2025/NĐ-CP trong thời hạn 90 ngày tính từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập có hiệu lực, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương.
Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm:
+ Tên, loại hình tổ chức của Văn phòng công chứng;
+ Địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng;
+ Họ, tên, số định danh cá nhân, số quyết định bổ nhiệm công chứng viên của Trưởng Văn phòng công chứng;
+ Họ, tên, số định danh cá nhân, số quyết định bổ nhiệm công chứng viên của các thành viên hợp danh đối với Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh;
+ Danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động của Văn phòng công chứng (nếu có).
Văn phòng công chứng được hoạt động, công chứng viên của Văn phòng công chứng được hành nghề kể từ ngày Văn phòng công chứng được cấp giấy đăng ký hoạt động.
Bài viết có sự tham khảo từ văn bản Luật công chứng năm 2024 trên website Thư viện pháp luật
Tham khảo thêm: https://htllaw.com.vn/tai-san-rieng-trong-thoi-ky-hon-nhan-2025
