Trong hệ thống quản lý nhà nước tại Việt Nam, UBND phường/xã và Công an phường/xã là hai cơ quan đóng vai trò quan trọng trong việc trực tiếp giải quyết các thủ tục hành chính cho người dân. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ những loại giấy tờ nào được UBND phường/xã ký, giấy tờ nào thuộc thẩm quyền Công an phường/xã, hoặc khi nào phải chuyển hồ sơ lên quận/huyện. Việc hiểu đúng thẩm quyền giúp cá nhân và tổ chức tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại, tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tính hợp pháp.
Thẩm quyền của UBND phường/xã là gì?
UBND phường/xã là cơ quan hành chính nhà nước cấp cơ sở, chịu trách nhiệm quản lý việc thực hiện pháp luật tại địa phương. UBND có thẩm quyền giải quyết nhiều thủ tục hành chính liên quan trực tiếp đến đời sống dân cư như hộ tịch, chứng thực, xác nhận cư trú, giấy phép xây dựng nhỏ lẻ, xác nhận nguồn gốc đất, hồ sơ người có công, an sinh – xã hội…
Thẩm quyền này được quy định trong:
- Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025
- Nghị định 104/2022/NĐ-CP về phân cấp quản lý hành chính
- Các nghị định chuyên ngành như: Luật Hộ tịch 2014; Luật Cư trú 2020; Luật Đất đai 2013/2024; Luật Xây dựng 2014, 2020…
Thẩm quyền của Công an phường/xã
Công an phường/xã thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về an ninh, trật tự, cư trú và hỗ trợ UBND trong nhiều hồ sơ. Công an phường/xã không ký các giấy phép hành chính (trừ lĩnh vực con dấu, an ninh trật tự tùy phân cấp), nhưng có thẩm quyền xác nhận, kiểm tra và cấp giấy tờ trong phạm vi cư trú, an ninh – trật tự.
Cơ sở pháp lý chính:
- Luật Cư trú 2020
- Luật Công an nhân dân 2018
- Thông tư 55/2021/TT-BCA; Thông tư 66/2023/TT-BCA…
Các loại giấy tờ thuộc thẩm quyền UBND và Công an phường/xã
Kinh doanh / Doanh nghiệp
Nội dung thủ tục:
Các cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ, đặc biệt là cơ sở dịch vụ lưu trú dưới 10 phòng hoặc cơ sở kinh doanh khí thuộc hộ kinh doanh cá thể, cần được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự và quản lý kinh doanh. Đây là thủ tục bắt buộc nhằm đảm bảo an toàn, phòng ngừa các rủi ro về cháy nổ, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và đảm bảo hoạt động kinh doanh đúng quy định pháp luật.
Vai trò UBND phường/xã và công an:
-
UBND phường/xã thực hiện thẩm định hồ sơ, cấp Giấy chứng nhận và theo dõi hoạt động của cơ sở kinh doanh trên địa bàn.
-
Công an phường tham gia kiểm tra, xác nhận về điều kiện an ninh trật tự của cơ sở kinh doanh trước khi cấp giấy phép, đảm bảo các yêu cầu pháp lý về an toàn xã hội.
Căn cứ pháp lý:
-
Nghị định 56/2023/NĐ-CP, Điều 13 khoản 4; Điều 14 khoản 1.
Ví dụ thực tế:
Một hộ kinh doanh nhỏ mở quán cà phê kết hợp lưu trú với 6 phòng nghỉ cần nộp hồ sơ tại UBND phường. Sau khi UBND phường và công an phường kiểm tra điều kiện an ninh, phòng cháy chữa cháy, hộ kinh doanh sẽ được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện để hoạt động hợp pháp.
Người có công / Chính sách xã hội
Nội dung thủ tục:
Người dân có thân nhân là sĩ quan, chiến sĩ, công nhân công an hy sinh trong khi thực hiện nhiệm vụ sẽ được hưởng chế độ, chính sách từ ngân sách nhà nước. Thủ tục bao gồm xác nhận đối tượng hy sinh, lập hồ sơ hưởng các chế độ như trợ cấp một lần, lương hưu hay hỗ trợ chi phí mai táng.
Vai trò UBND phường/xã và công an:
UBND phường/xã lập hồ sơ hưởng chính sách.
Trưởng công an cấp xã xác nhận danh tính, quá trình công tác và hình thức hy sinh để đảm bảo quyền lợi chính sách cho thân nhân.
Căn cứ pháp lý:
-
Nghị định 131/2021/NĐ-CP, Điều 17 khoản 1 điểm b.
Lưu ý thực tiễn:
Người dân cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy tờ chứng minh thân nhân hy sinh, gồm quyết định công tác, giấy chứng tử, giấy tờ công nhận sĩ quan, chiến sĩ, công nhân công an. Công an phường có trách nhiệm phối hợp với cơ quan cấp trên để xác thực thông tin, tránh sai sót trong quá trình xét duyệt.
Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ (PCCC & CNCH)
Nội dung thủ tục:
Các cơ sở kinh doanh, hộ gia đình và tổ chức tại địa bàn phường/xã đều phải thực hiện công tác PCCC & CNCH, bao gồm:
-
Lập hồ sơ quản lý về PCCC.
-
Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định PCCC.
-
Thành lập, quản lý và hướng dẫn hoạt động của Đội dân phòng tại địa phương.
Vai trò UBND phường/xã và công an:
-
UBND phường/xã lập hồ sơ, kiểm tra và đôn đốc thực hiện công tác PCCC.
-
Công an phường hỗ trợ hướng dẫn các cơ sở, hộ gia đình thực hiện PCCC, tham gia kiểm tra định kỳ, hướng dẫn Đội dân phòng hoạt động theo quy định.
Căn cứ pháp lý:
-
Luật PCCC & CNCH 2024, Điều 7, 11.
-
Nghị định 105/2025 hướng dẫn Luật PCCC & CNCH, Khoản 2 Điều 42.
-
Quyết định 1066/QĐ-BCA năm 2024 về Danh mục TTHC lĩnh vực PCCC.
Ví dụ minh họa:
Một cơ sở sản xuất nhỏ lẻ cần kiểm tra hệ thống bình chữa cháy, lối thoát hiểm và hồ sơ PCCC. Công an phường phối hợp kiểm tra và UBND phường cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện PCCC để cơ sở được hoạt động an toàn.
Tư pháp – Hộ tịch
Nội dung thủ tục:
Đăng ký hộ tịch là thủ tục cơ bản, bao gồm: khai sinh, khai tử, kết hôn, thay đổi, cải chính hộ tịch, xác nhận tình trạng hôn nhân. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để quản lý nhân khẩu, quyền lợi và nghĩa vụ công dân.
Vai trò UBND phường/xã và công an:
-
UBND phường/xã thực hiện việc đăng ký hộ tịch.
-
Công an phường phối hợp xác minh nhân thân, nơi cư trú phục vụ quá trình đăng ký, đặc biệt đối với các trường hợp thay đổi, cải chính thông tin hộ tịch.
Căn cứ pháp lý:
-
Luật Hộ tịch 2014, Điều 14–18.
-
Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Điều 9–15.
Lưu ý thực tế:
Người dân cần xuất trình giấy tờ chứng minh nhân thân, sổ hộ khẩu, giấy tờ liên quan để UBND phường hoàn tất thủ tục. Việc phối hợp giữa UBND phường và công an giúp giảm thiểu sai sót, đảm bảo thông tin hộ tịch chính xác.
Trật tự đô thị / Xây dựng nhỏ lẻ
Nội dung thủ tục:
Các thủ tục xây dựng, cấp phép, xử lý vi phạm trật tự xây dựng bao gồm:
-
Cấp giấy phép xây dựng đối với các công trình thuộc diện phải cấp phép, như công trình cấp III, IV hoặc nhà ở riêng lẻ.
-
Xử lý vi phạm trật tự xây dựng, hướng dẫn người dân về quy hoạch, cấp phép xây dựng nhà ở nông thôn nếu được phân cấp.
Vai trò UBND phường/xã và công an:
-
UBND phường/xã cấp phép xây dựng, hướng dẫn quy trình, giám sát thi công.
-
Công an phường lập biên bản, phối hợp xử lý các hành vi vi phạm trật tự xây dựng, đảm bảo trật tự đô thị trên địa bàn.
Căn cứ pháp lý:
-
Nghị định 16/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm lĩnh vực xây dựng.
-
Thông tư 02/2024/TT-BXD, Điều 11.
Ví dụ thực tế:
Một hộ gia đình muốn xây dựng nhà cấp IV ở nông thôn cần nộp hồ sơ tại UBND phường. UBND phường cấp phép, trong khi công an phường giám sát thi công và lập biên bản nếu phát hiện vi phạm quy hoạch.
An ninh trật tự – Quản lý cư trú
Nội dung thủ tục:
Các thủ tục hành chính liên quan đến cư trú bao gồm:
-
Xác nhận tạm trú, tạm vắng.
-
Cấp giấy chứng nhận nhân thân, chứng thực chữ ký, hợp đồng dân sự nhỏ lẻ.
-
Hướng dẫn khai báo lưu trú, nhập học, xin việc.
Vai trò UBND phường/xã và công an:
-
UBND phường/xã thực hiện xác nhận thông tin cư trú, hỗ trợ người dân hoàn tất thủ tục liên quan.
-
Công an phường quản lý dữ liệu cư trú, hộ khẩu, hướng dẫn khai báo lưu trú và xác nhận thông tin hợp pháp.
Căn cứ pháp lý:
-
Luật Cư trú 2020, Điều 6–13.
-
Thông tư 55/2021/TT-BCA, Điều 4.
Lưu ý thực tiễn:
Đối với người dân mới chuyển đến địa bàn, thủ tục tạm trú phải được công an phường xác nhận trong vòng 24 giờ. Việc khai báo lưu trú đúng thời hạn giúp tránh vi phạm pháp luật về cư trú.
Môi trường – Văn hóa – Xã hội
Nội dung thủ tục:
Các thủ tục liên quan đến bảo vệ môi trường và văn hóa cơ sở gồm:
-
Xử lý vi phạm môi trường nhỏ lẻ, tiếng ồn, rác thải sinh hoạt.
-
Vận động người dân thực hiện nếp sống văn minh, tham gia phong trào “Toàn dân bảo vệ môi trường”.
-
Quản lý các sự kiện văn hóa, lễ hội, đảm bảo an ninh trật tự.
Vai trò UBND phường/xã và công an:
-
UBND phường/xã vận động, kiểm tra, xử lý vi phạm môi trường, giám sát các hoạt động văn hóa, lễ hội.
-
Công an phường phối hợp đảm bảo an ninh, trật tự công cộng và xử lý vi phạm môi trường.
Căn cứ pháp lý:
-
Luật Bảo vệ Môi trường 2020, Điều 143.
-
Nghị định 45/2022/NĐ-CP.
-
Luật Văn hóa cơ sở 2023.
Ví dụ thực tế:
Một hộ kinh doanh quán cà phê thường xuyên gây tiếng ồn sẽ được UBND phường nhắc nhở, yêu cầu khắc phục. Công an phường giám sát và xử lý hành vi vi phạm nếu chủ quán không tuân thủ.
Một số lưu ý quan trọng
-
UBND xã chỉ ký những giấy tờ được pháp luật phân cấp, không ký các giấy tờ trái thẩm quyền như “giấy xác nhận nhân thân để đi nước ngoài”.
-
Công an xã không ký giấy tờ hộ tịch, chỉ xác nhận cư trú và vấn đề an ninh trật tự.
-
Mọi xác nhận nên được nộp qua cổng dịch vụ công để tiết kiệm thời gian.
-
Hồ sơ đất đai, hộ khẩu cũ có thể bị yêu cầu kiểm tra bổ sung nếu thông tin không thống nhất.
Lời khuyên khi thực hiện thủ tục hành chính cấp phường/xã
-
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: Bao gồm giấy tờ cá nhân, giấy tờ liên quan đến quyền lợi, giấy chứng nhận và các biểu mẫu theo quy định.
-
Hiểu rõ thẩm quyền cơ quan: UBND phường/xã thực hiện các thủ tục hành chính, còn công an phường hỗ trợ xác minh, đảm bảo an ninh, trật tự và pháp lý cho hồ sơ.
-
Tuân thủ thời hạn và quy định pháp luật: Một số thủ tục như khai báo tạm trú, xin cấp phép xây dựng hoặc đăng ký hộ tịch có thời hạn nhất định, cần thực hiện đúng hạn để tránh vi phạm.
-
Hỏi ý kiến tư vấn pháp lý khi cần thiết: Các công ty luật uy tín có thể hướng dẫn, soạn hồ sơ, đại diện làm việc với UBND phường/xã hoặc công an phường, đảm bảo quá trình nhanh chóng, chính xác.
Kết luận
Việc nắm vững thủ tục hành chính cấp phường/xã là điều kiện tiên quyết để thực hiện các quyền lợi pháp lý của người dân và doanh nghiệp, từ kinh doanh, cư trú, hộ tịch, đến PCCC và bảo vệ môi trường. UBND phường/xã và công an phường có vai trò phối hợp chặt chẽ trong việc đảm bảo thủ tục đúng pháp luật, minh bạch và hiệu quả. Đối với các trường hợp phức tạp, việc liên hệ với luật sư hoặc công ty luật chuyên nghiệp sẽ giúp giảm thiểu rủi ro, đảm bảo quyền lợi và tiết kiệm thời gian.
Thực hiện đúng thủ tục hành chính không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi của cá nhân, tổ chức mà còn góp phần duy trì trật tự, văn minh đô thị, nâng cao chất lượng quản lý nhà nước tại địa phương.
Bài viết có sự tham khảo từ văn bản LuậtTổ chức chính quyền địa phương 2025 trên website Thư viện pháp luật
Tham khảo thêm: https://htllaw.com.vn/tai-san-rieng-trong-thoi-ky-hon-nhan-2025
